Melatih Pekerja Menggunakan Sistem Perangkat Lunak – Sistem perangkat lunak komputer ada di sekitar kita, dan kita sering menggunakannya. Kami sering menggunakannya dalam kehidupan pribadi kami. Misalnya, Facebook memungkinkan kita bertemu dengan teman dan keluarga. Google memungkinkan kami menemukan informasi yang kami butuhkan. Kami menonton film online dan kami mendengarkan musik online. Kami bahkan online untuk melakukan perbankan kami, membayar tagihan kami, atau berbelanja.

Melatih Pekerja Menggunakan Sistem Perangkat Lunak

computer-training-software – Hal yang sama berlaku di tempat kerja. Anda sedang membaca ini di browser web sekarang, tentu saja. Dan saya menulisnya menggunakan platform blogging bernama WordPress. Dan jika Anda seperti saya, hari ini Anda akan menggunakan lebih banyak perangkat lunak juga: Microsoft Office, Excel, dan Word, ditambah mungkin PowerPoint tergantung pada bagaimana harinya. Saya mungkin akan menggunakan beberapa perangkat lunak pengedit gambar dan perangkat lunak khusus untuk mencatat waktu saya di tempat kerja juga. Mungkin Anda juga akan melakukan hal-hal seperti itu.

Baca Juga : 5 Keterampilan Penting Untuk Pelatih Software Komputer

Tapi itu bukan hanya Anda dan saya. Ini semua orang yang bekerja dengan saya, dan mungkin semua orang yang bekerja dengan Anda juga. Dan karena perangkat lunak sangat umum di tempat kerja, penting untuk dapat mengajari pekerja baru cara menggunakan perangkat lunak. Selain itu, Anda harus melatih karyawan yang sudah ada cara menggunakan perangkat lunak baru saat diperkenalkan di tempat kerja.

Dan semua pelatihan perangkat lunak itu dapat menghabiskan banyak waktu—milik Anda dan mereka—jika Anda melakukannya dengan tidak efisien. Tapi untungnya, ada sekelompok produk yang memiliki kemampuan untuk merekam layar komputer Anda dan membuat video kecil “cara” untuk pelatihan perangkat lunak. Alat ini dapat sangat membantu, dapat menghemat banyak waktu dan uang untuk pelatihan perangkat lunak, dan dapat digunakan untuk mengajarkan aplikasi perangkat lunak kepada karyawan dengan lebih cepat dan efektif. Jadi apa yang tidak disukai tentang itu?

Pada artikel ini, kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang aplikasi perangkat lunak perekaman layar ini. Harap dicatat bahwa Pelatihan Konvergensi tidak membuat produk ini, tidak memiliki hubungan bisnis dengan pembuatnya, dan tidak mendukung satu produk pun. Kami hanya mengatakan bahwa sebagai sebuah grup, mereka adalah jenis produk praktis yang dapat membuat hidup Anda lebih mudah di tempat kerja.

Melatih Pekerja untuk Menggunakan Perangkat Lunak di Tempat Kerja

Pekerja sering harus menggunakan program perangkat lunak di tempat kerja. Dalam beberapa kasus, jika Anda beruntung, karyawan baru tahu cara menggunakan sistem perangkat lunak saat Anda mempekerjakan mereka, atau mereka mempelajarinya sendiri. Misalnya, dalam banyak kasus, pelamar kerja sudah memiliki paket Microsoft Office (Outlook, Word, Excel). Meskipun itu tidak selalu benar, dan itu kurang umum bagi orang yang melamar pekerjaan manufaktur daripada orang yang melamar pekerjaan kantor.

Tetapi ada sistem perangkat lunak lain yang kemungkinan besar tidak akan diketahui orang. CRM Anda atau ERP Anda, misalnya. Atau komputer yang digunakan pekerja untuk memantau dan mengontrol mesin di lantai produksi. Atau sejumlah hal yang lebih kecil, termasuk sistem perangkat lunak khusus yang telah Anda buat sendiri, seperti perangkat lunak pelacak waktu Anda.

Sebagai contoh, gambar di bawah ini menunjukkan perangkat lunak WordPress yang saya gunakan untuk menulis posting blog yang sedang Anda baca sekarang–dan yang harus saya pelajari setelah saya dipekerjakan. Dalam beberapa kasus, Anda dapat meminta karyawan online di situs web seperti Lynda.com untuk mempelajari aplikasi perangkat lunak utama. Atau mungkin Anda akan menyewa seorang instruktur untuk datang dan memimpin sesi pelatihan.

Tetapi dalam kasus lain, pelatihan akan terserah Anda. Itu mungkin karena Anda lebih berpengalaman dan mengetahui sistemnya, atau karena Anda seorang manajer atau supervisor, atau karena Anda adalah pelatihnya dan seseorang harus melakukannya, jadi mengapa Anda tidak melakukannya?

Metode Umum untuk Melatih Pekerja Menggunakan Perangkat Lunak

Sering kali tidak ada pelatihan. Karyawan harus mencari tahu sendiri. Ini selalu merupakan proses yang tidak efisien. Cara lain untuk melatih pekerja menggunakan perangkat lunak adalah dengan memanggil mereka ke komputer Anda atau pergi ke komputer mereka dan menunjukkan cara menggunakannya. Tapi ini hampir selalu merupakan solusi yang buruk.

Mau tidak mau, Anda memberikan terlalu banyak informasi yang disajikan dalam terlalu banyak langkah, dan Anda menjelaskannya dengan kecepatan Anda. Pekerja yang mencoba mempelajari perangkat lunak sering kewalahan dan tidak dapat mengikutinya. Anda kemudian melanjutkan perjalanan Anda, dan pekerja tersebut berjuang untuk mengingat apa yang Anda katakan, atau membaca beberapa catatan terpisah yang mereka tulis dengan cepat saat Anda berbicara dan mendemonstrasikan (dan, jika mereka menulis seperti saya, mereka mungkin tidak dapat membaca ). Lain kali mereka harus menggunakan komputer, mereka mungkin lupa segalanya.

Dan hal umum lainnya yang dilakukan orang adalah membuat penjelasan tertulis dan kemudian mendistribusikannya, mungkin sebagai lampiran pada email, dan mungkin sebagai dokumen berbasis kertas. Namun jika berupa dokumen elektronik, tidak mudah bagi orang untuk menemukannya saat membutuhkan, dan jika dokumen berbasis kertas, orang akan kehilangannya. Plus, tidak ada yang dibangun untuk umpan balik atau latihan. Jadi ini adalah peningkatan, tetapi tidak ideal.

Selain itu: Mengapa Tidak Membuat Video Perekaman Layar Tersedia di dalam LMS Anda?

Di atas kami menunjukkan cara membuat satu video sederhana yang menjelaskan cara masuk ke sistem manajemen pembelajaran (LMS) Anda di tempat kerja. Namun pada kenyataannya, Anda mungkin harus mengajari karyawan banyak program perangkat lunak yang berbeda. Dan Anda hanya perlu mengajari mereka untuk login ke LMS satu kali. Jadi, satu hal praktis yang dapat Anda lakukan adalah membuat video instruksional “petunjuk” untuk masing-masing program perangkat lunak tersebut di tempat kerja dan kemudian memasukkan semua video tersebut ke LMS Anda. Kemudian, tetapkan video tersebut kepada karyawan Anda atau buat mereka tersedia untuk dilihat berdasarkan referensi pilihan. Mereka dapat melihat semua video “cara menggunakan perangkat lunak” dalam satu pengelompokan, dan menonton mana saja yang perlu mereka gunakan saat ini.