5 Tips Cara Melatih Karyawan Pada Sistem Atau Teknologi Baru

5 Tips Cara Melatih Karyawan Pada Sistem Atau Teknologi Baru – Pepatah populer mungkin, “Satu-satunya yang konstan adalah perubahan,” tetapi kami ingin menyesuaikannya secara khusus untuk Anda: satu-satunya konstanta adalah perubahan teknologi.

computer-training-software – Sepertinya saat karyawan Anda merasa nyaman dengan sistem, teknologi, atau perangkat lunak baru, yang lain muncul. Akses yang terus berkembang (tetapi sering meningkat) ke perangkat lunak baru ini dapat bermanfaat bagi bisnis tetapi membuat frustrasi bagi karyawan. Kuncinya adalah mengetahui cara melatih karyawan tentang sistem atau teknologi baru. Ini adalah tip favorit kami untuk melatih karyawan Anda tentang sistem baru, efektif dan tanpa kerumitan.

Baca Juga : IT Untuk Pemula: Panduan untuk Komponen Komputer Desktop

Tantangan melatih sistem dan teknologi baru

Bukan rahasia lagi bahwa ada banyak sekali teknologi baru yang tersedia di setiap industri yang mencakup setiap proses yang mungkin. Karena itu, Anda telah meluangkan waktu untuk benar-benar menyelami fitur dan manfaat dari berbagai perangkat lunak dan dengan cermat memilih yang terbaik untuk perusahaan Anda. Jelas bagi Anda bahwa teknologi ini akan membantu perusahaan Anda tumbuh dan berkembang, jadi karyawan Anda juga harus melihatnya… kan?

Yah, tidak persis.

Karena ada perubahan yang hampir konstan di banyak industri, beberapa karyawan frustrasi dan kelelahan karena mempelajari perangkat lunak baru atau sistem yang diperbarui. Mereka mungkin baru mulai merasa nyaman dengan seseorang ketika seseorang datang dari atas ke bawah dan membuat perubahan. Lebih lanjut, pelatihan teknis yang ada terkadang perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan komponen, versi, atau pembaruan. Anda selalu bekerja untuk melatih materi terbaru, yang dapat menjadi tugas bagi karyawan.

Metode pelatihan untuk mempelajari perangkat lunak dan sistem baru

Namun, membiasakan karyawan dengan perangkat lunak dan sistem baru dapat dilakukan dengan gesekan pelatihan yang minimal . Berikut adalah lima tip kami tentang cara melatih karyawan tentang sistem atau teknologi baru:

Pelatih perlu mengetahui perangkat lunak atau sistem itu sendiri
Jadikan pelatihan sebagai prioritas untuk meningkatkan daya beli
Tetapkan tenggat waktu dan metode peluncuran yang jelas dan realistis
Gunakan insentif pelatihan bagi karyawan untuk menggunakan perangkat lunak baru
Pilih format yang tepat untuk pelatihan

Mari kita lihat ini lebih detail.

1. Pelatih perlu mengetahui perangkat lunak atau sistem itu sendiri

Bagian dari rencana pelatihan manajemen perubahan yang solid adalah bahwa pelatih itu sendiri harus ahli sebelum mereka mengembangkan pelatihan. Karyawan akan segera mengetahui jika pelatih tidak mengetahui perangkat lunak atau tidak antusias dengan program tersebut. Saat merancang pelatihan Anda, gunakan ahli materi pelajaran (di dalam atau di luar organisasi Anda) karena mereka akan sangat membantu saat mengembangkan pelatihan teknis. Jika memberikan pelatihan secara langsung, pilih pelatih Anda dengan bijak dan beri mereka pelatihan yang mereka butuhkan untuk mendukung karyawan dalam langkah implementasi selanjutnya.

2. Jadikan pelatihan sebagai prioritas untuk meningkatkan penerimaan

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan perusahaan saat menerapkan program, prosedur, atau teknologi baru adalah meminta karyawan yang sudah kelebihan beban untuk secara ajaib menemukan waktu di hari mereka untuk menambahkan pelatihan. Hasil dari ini dapat diprediksi: karyawan akan menunda mempelajari perangkat lunak baru selama mereka bisa demi melakukan pekerjaan yang sudah mereka miliki di depan mereka.

Jadikan pelatihan sebagai prioritas dengan mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk memastikan pelatihan Anda komprehensif dan diterima dengan baik. Cara lain untuk mendapatkan lebih banyak dukungan karyawan adalah dengan meluangkan waktu untuk membantu mereka memahami mengapa perangkat lunak baru ini bermanfaat bagi mereka (dan bukan hanya hal baru yang mengilap menuju tombak). Pada tahap permainan ini, mereka perlu mengetahui bagaimana teknologi ini akan membuat hidup mereka lebih baik (dan pekerjaan mereka lebih mudah!), dengan sedikit perubahan.

3. Tetapkan tenggat waktu dan metode peluncuran yang jelas dan realistis

Karyawan merasa lebih baik tentang persyaratan pelatihan ketika mereka tahu apa yang diharapkan. Jika Anda ingin implementasi perangkat lunak baru Anda gagal, berikan pelatihan tentang karyawan yang tidak menaruh curiga dalam email seluruh perusahaan di penghujung hari atau di awal periode yang sangat sibuk. Bagian penting dari membuat karyawan menggunakan perangkat lunak baru adalah menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan jadwal mereka yang sudah padat. Berikan banyak pemberitahuan sebelumnya tentang tenggat waktu yang jelas untuk pelatihan, dan uraikan metode peluncuran yang akan Anda gunakan.

Misalnya, jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi baru secara bertahap, Anda dapat memperkenalkan perangkat lunak tersebut dengan tautan dan meminta karyawan untuk melihatnya sebelum rapat staf berikutnya. Anda dapat mendorong mereka untuk mengajukan pertanyaan atau masalah apa pun yang muncul ke pertemuan itu, dan kemudian memasukkannya ke dalam fase pelatihan berikutnya (mungkin perbandingan program baru dengan yang lama, atau daftar manfaat dari yang baru).

Bagian besar dari mengatasi gesekan perubahan dan dorongan balik karyawan adalah membiarkan mereka melihat apa yang akan terjadi dan kemudian memberi mereka waktu dan ruang untuk memproses perubahan. Apakah ini berarti peluncuran teknologi baru akan memakan waktu lebih lama? Mungkin. Tetapi itu juga berarti bahwa karyawan akan lebih bersedia untuk ikut serta karena mereka merasa didukung dalam masa transisi. Itu bisa menghemat waktu nyata dalam hal proses pelatihan secara keseluruhan.

4. Gunakan insentif pelatihan bagi karyawan untuk menggunakan perangkat lunak baru

Setelah bolak-balik tentang nilai insentif pelatihan, keputusannya adalah: digunakan secara selektif dan dengan imbalan berkualitas tinggi, insentif pelatihan berhasil . Kuncinya adalah mengenal karyawan Anda dengan cukup baik untuk mengetahui penghargaan mana yang akan membantu mereka lebih terlibat dan termotivasi untuk menyelesaikan pelatihan. Bagi sebagian orang, ini secara harfiah sesederhana pengakuan verbal yang mengakui dedikasi mereka.

Bagi orang lain, Anda mungkin berpikir kreatif tentang bagaimana membuat karyawan tetap termotivasi. Mungkin di pos pemeriksaan tertentu dalam pelatihan, karyawan dapat berangkat satu atau dua jam lebih awal pada hari Jumat sore, atau mungkin bagian reguler dari pelatihan adalah makan siang atau sarapan dengan katering yang lezat. Mungkin bahkan kartu hadiah $25 saat pelatihan selesai. Anda paling mengenal karyawan Anda. Tujuan dari insentif pelatihan tidak hanya untuk melatih karyawan tetapi juga untuk mengakui upaya mereka dalam proses tersebut.

5. Pilih format yang tepat untuk pelatihan

Itu benar. Beberapa perusahaan masih menggunakan format jam pelatihan lama di ruang konferensi. Anggap ini sebagai pendekatan “merobek Band-Aid”. Tentu, ini memberikan pelatihan dengan cepat, tetapi apakah ini menghasilkan karyawan yang benar-benar nyaman dengan perubahan dan dapat menggunakannya dengan mudah untuk maju? Dalam kebanyakan kasus, pelatihan berbasis kuliah selama berjam-jam tidak efektif dalam membantu karyawan mengembangkan keterampilan baru mereka. Satu studi dari kursus ergonomis empat hari delapan jam menemukan bahwa meskipun peserta mengambil pengetahuan teoretis, aplikasi praktis dari pengetahuan itu tidak efektif .